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Serienbriefe in XP

Der Serienbrief-Assistent in Word 2002 (Office XP)

ist völlig neu strukturiert worden. Er arbeitet ausschließlich mit dem XP-eigenen Aufgabenbereich, in dem jeweils der nächste Schritt beim Aufbau eines Serienbriefs vorgeschlagen wird. Word geht davon aus, dass die Datenfelder, die die Adressdaten umfassen (egal, ob Word-, Excel- oder Datenbank-Tabelle), sich an ein bestimmtes Schema halten (Titel, Firmenname, Adresszeile 1, ...). Es werden sehr viele solcher Adressfelder vorgeschlagen, und es können diejenigen deaktiviert werden, die in der eigenen Adresstabelle nicht auftreten. Aber bei einer anderen als der vorgeschlagenen Feldaufteilung, ja sogar schon bei anderen Benennungen, ist die Anpassungsarbeit mühsam. Und zu guter letzt erstellt Word dann aus diesen Adressfeldern den (in XP neuen) "Adressblock", der eine eigene Word-Feldfunktion darstellt. Ein solcher Serienbrief ist dann auch mit einer älteren Word-Version nicht mehr lesbar.

Tipp: Lassen Sie den Assistenten nur das Hauptdokument erstellen und die Datenquelle anknüpfen, und verwenden Sie dann zum Aufbau der Adresse und zur Benutzung weiterer Datenfelder (wie z. B. einer Textanrede) die Word-Feldfunktion {MERGEFIELD xxx} - die Sie wie immer mittels Menü "Einfügen / Feld" auswählen können. Hier können Sie Ihre eigenen Adress- und sonstigen Datenfelder anstelle des "xxx" einsetzen, und sind damit erheblich flexibler als mit dem "Adressblock".